Een ERP systeem selecteren kan op meerdere manieren. Wij zien in de praktijk meerdere aanvalsplannen die meer of minder succesvol zijn. Hieronder vindt u diverse tips voor het selecteren van een nieuwe ERP Systeem. Meer informatie over het selectietraject, de ERP Systemen en de ERP leveranciers vindt u in het gratis ERP-informatiepakket.

Er zijn bedrijven die vooral afgaan op ervaringen van anderen. Zij bellen bevriende ondernemers om te vragen met welk pakket en leverancier zij werken of nemen hetzelfde pakket als een succesvolle concurrent in de markt. Nadeel van deze methode is dat wat voor een ander goed is niet persé voor u werkt.

Aan de andere kant van het spectrum zien we bedrijven die een 100 pagina's dik 'lastenboek' samenstellen en dit sturen naar een tiental leveranciers. Naast de enorme inspanning die dit vraagt van de eigen organisatie en leveranciers lukt het na afloop niet om een transparant onderscheid te maken tussen de leveranciers. In onze ervaring is een ERP selectietraject het meest succesvol als men in een aantal stappen tot de juiste keuze komt.

Oriëntatie

De oriëntatiefase richt zich in hoofdzaak op twee aspecten: een externe oriëntatie naar het aanbod en de mogelijkheden van (standaard) informatiesystemen, en een interne oriëntatie naar de doelstellingen en de behoeften die het bedrijf heeft en de daaruit voortvloeiende eisen aan het informatiesysteem.

Vóór het selecteren zal het bedrijf zich bewust moeten zijn van de eisen die door de markt aan het bedrijf gesteld worden (bijvoorbeeld uitgedrukt in levertijden en leverbetrouwbaarheid), de bedrijfsinrichting en de besturing die hierbij past, en daaruit voortvloeiend welke eisen aan een informatiesysteem gesteld worden om de gewenste bedrijfsvoering effectief te ondersteunen.

Programma van eisen en wensen

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. Het is verstandig de eisen en wensen te bepalen vanuit het orderproces zoals dat zich in uw bedrijf afspeelt. Een overkoepelend overzicht van de verschillende functies en activiteiten in het orderproces, en de wijze waarop deze worden uitgevoerd (het besturingsconcept) is hierbij van essentieel belang om een samenhangende en volledige lijst te verkrijgen.

De eisen en wensen richten zich op de volgende aspecten:

• Functionaliteit van het pakket
• Technische pakketkenmerken
• Investering en exploitatiekosten
• Achtergrond en ervaring leverancier

De tekortkomingen van het huidige informatiesysteem of de ingeburgerde werkwijze met dit systeem zijn van minder belang. De detailgraad van deze 'behoeftes' vertroebelt veelal de discussie, terwijl veel van de tekortkomingen van oudere systemen tegenwoordig al standaard zijn opgelost.

Opstellen shortlist van pakketten

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt een shortlist opgesteld van drie tot maximaal vijf passende pakketten. Ervaring is dat het bijwonen van een groot aantal pakketdemonstraties arbeidsintensief en vooral ineffectief is. Het zal moeilijk zijn om achteraf de verschillende pakketten nog uit elkaar te houden, laat staan er een gedegen keuze uit te maken.

Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties

De leveranciers op de shortlist verzorgen een demonstratie en tonen hoe hun pakket kan voorzien in de geformuleerde functionele eisen.

Om tot een weloverwogen vergelijking tussen de pakketten te komen, wordt een checklist opgesteld met onderwerpen die tijdens de demonstratie minimaal aan de orde moeten komen. Na de demonstratie moet het voor de leverancier mogelijk zijn om een budgetofferte te maken voor de investering die met de pakket-implementatie gepaard gaat.

Na afweging van alle factoren wordt een (voorlopige) keuze gemaakt voor één leverancier. Met deze leverancier wordt een workshop georganiseerd, om de kennis van het pakket en de leverancier te verdiepen. Toetsing principekeuze middels workshop De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past in uw bedrijfssituatie, en welke functionaliteiten eventueel met behulp van maatwerk ingebracht moeten worden. Daartoe 'speelt' u uw eigen bedrijfsprocessen na (van offerte tot facturering), met een vereenvoudigde set eigen bedrijfsgegevens, die zijn beschreven in de bedrijfscase. Deze bedrijfsgegevens worden vooraf door de pakketleverancier in het systeem ingebracht. De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot drie dagen.

Resultaat van de workshop is een verslag op welke wijze het pakket voorziet in het programma van eisen en wensen. De functionaliteit kan daarbij standaard geleverd worden, via (zelf) te maken bedrijfsspecifieke overzichten met behulp van een rapport- of lijstgenerator, of kan als maatwerk in het contract opgenomen worden. In het uiterste geval kan op dit moment besloten worden om alsnog een alternatief pakket in meer detail te bekijken, wanneer de resultaten van de workshop teleurstellend blijken.

Contractonderhandeling

Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden.

Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op "fixed date and fixed price". Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!

In het gratis ERP-informatiepakket vindt u meer informatie over de stappen en tips en trucs voor een succesvolle selectie.